نظراً لأن دبي تتيح لأصحاب الأعمال التجارية إدارة شركاتهم من الخارج، فإن استخدام المكتب الافتراضي يعتبر من الاعتبارات الرئيسية، من أجل إدارة العمليات على أرض الواقع بفعالية من مسافة بعيدة.
في هذا السياق، يعد استخدام المكاتب الافتراضية بين الشركات الناشئة في دبي اتجاهاً متزايداً لسببين رئيسيين: أولاً، المرونة، وثانياً، توفير التكاليف.
المكتب الافتراضي هو عبارة عن منصة عبر الإنترنت تتيح لأصحاب الأعمال إدارة شركاتهم عن بُعد من خلال إجراء عدد من الوظائف عبر الإنترنت.
ويساهم ذلك في تحقيق وفورات كبيرة في النفقات لأنه يعني أن أصحاب الشركات الناشئة في دبي لا يضطرون إلى استئجار أو شراء مساحات مكتبية لإجراء العمليات.
إذا اخترت أن تدير شركتك الناشئة في دبي باستخدام مكتب افتراضي، فهناك العديد من الخيارات التي توفر مزيجاً من الخدمات المادية والرقمية مقابل رسوم منتظمة، أو وفق ترتيب الدفع حسب الاستخدام.
تشمل الخدمات التي قد ترغب في وضعها في الاعتبار لمكتبك الافتراضي ما يلي:
الاتصال
على الرغم من أنه يمكنك إدارة أعمالك عن بُعد، إلا أنك قد لا تزال بحاجة إلى موقع مكتب فعلي وعنوان بريدي لإعداد أعمالك في دبي.
يمكن للخدمات البريدية في عنوان فعلي وعنوان العمل أن تستقبل بريدك وتعيد توجيهه، كنسخة ممسوحة ضوئياً أو نسخة بالبريد الإلكتروني، عند الحاجة.
وبالمثل، يمكنك استخدام رقم هاتف محلي، مع خدمة البريد الصوتي، التي تقوم بإعادة توجيه الرسائل لتتمكن من الرد عليها في الوقت الذي يناسبك.
الاحتراف
يمكنك الاستعانة بمساعد افتراضي مباشر، يمكن أن يكون بمثابة نقطة اتصال لخدمة العملاء، بحيث لا يفقد إعداد عملك في دبي طابعه الإنساني.
في هذه الحالة، يمكنك الاستعانة بمصادر خارجية لمهام الاستقبال والخدمات الإدارية لمحترف لديه مكتب منزلي خاص به.
هناك العديد من المساعدين الافتراضيين المحترفين الذين يمكنك الاختيار من بينهم والذين يقدمون مجموعة من الخدمات، بدءاً من تنظيم مكتبك وإعداد العروض التقديمية وحتى إنجاز المهام اليومية الميدانية.
قاعات الاجتماعات
بدلاً من الدفع مقابل استئجار مساحة كبيرة لإيواء شركتك الناشئة الجديدة في دبي، والتي تشمل قاعات اجتماعات وقاعات مؤتمرات، ستساعدك وكالة المكاتب الافتراضية في ترتيب الاجتماعات في مساحة مستأجرة للوقت المطلوب فقط.
واعتماداً على احتياجاتك للاجتماع أو العرض التقديمي، يمكن أن تشتمل قاعة الاجتماعات الافتراضية على المرطبات وخدمة الواي فاي وأجهزة العرض وغير ذلك الكثير.
مع هذا النوع من المرونة، ما عليك سوى استئجار مساحة مكتبية عندما تحتاج إليها.
إذا كنت تفتتح شركة جديدة ناشئة في دبي لأول مرة، فقد ترغب في التفكير في تشغيلها عن بُعد باستخدام خدمة المكتب الافتراضي من أجل تقليل التكاليف التي لا يمكنك تحملها.
من خلال تشغيل مكتب افتراضي، يمكنك تقليل التكاليف مثل المساحة المكتبية والمعدات والموظفين بدوام كامل، دون المساومة على الاحترافية.
وهذا يعني أيضاً أنه يمكنك توظيف أشخاص من أي مكان في العالم، والتواصل بمرونة من خلال الإنترنت، مع تقليل تكاليف السفر.
والتحدي الرئيسي الوحيد الذي يجب أن تضعه في اعتبارك هو بناء ثقافة مكتبية متماسكة من خلال الروتين والتواصل المفتوح.
—–
إذا كنت ترغب في معرفة المزيد حول ما إذا كان المكتب الافتراضي هو الخيار الصحيح لإدارة أعمالك، اتصل بـ Decisive Zone على [email protected].
